Das Wichtigste in Kürze
- Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter jederzeit abberufen. Ein wichtiger Grund ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr nötig.
- Der Verwaltervertrag endet dann automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, oft auch früher.
- Für Abberufung und Neubestellung genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
- Vor der Neubestellung sollten Vergleichsangebote eingeholt werden, üblich sind drei.
- Mit guter Vorbereitung ist der Wechsel in zwei bis vier Monaten abgeschlossen, in der Regel ganz ohne anwaltliche Hilfe.
Inhalt dieser Seite
- Typische Anlässe für einen Wechsel
- Die Rechtslage: Ihre Rechte als Eigentümer
- Kündigungsfristen im Überblick
- Der Ablauf in sechs Schritten
- Versammlung oder Umlaufbeschluss?
- Vergleichsangebote: Pflicht und Chance
- Was kostet der Wechsel?
- Häufige Sorgen, kurz entkräftet
- Miet- und Sondereigentumsverwaltung
- Checkliste für den Wechsel
- Häufige Fragen (FAQ)
Typische Anlässe: Sie sind nicht allein
Die Gründe für einen Verwalterwechsel ähneln sich in fast allen Gemeinschaften. Vier Situationen begegnen uns besonders häufig:
- Die Verwaltung verlängert nicht oder kündigt selbst. Das klingt zunächst nach Krise, dahinter stecken aber meist ganz normale Gründe: Ruhestand, Personalmangel oder eine Neuausrichtung des Unternehmens. Für Sie heißt das nur: rechtzeitig eine gute Nachfolge finden.
- Unzufriedenheit mit der Leistung. Unbeantwortete E-Mails, verschleppte Beschlüsse, fehlerhafte Abrechnungen: Wenn das Vertrauen aufgebraucht ist, dürfen Sie handeln, und zwar ohne jede Begründung.
- Eine deutliche Preiserhöhung. Eine Erhöhung kann gerechtfertigt sein, sie ist aber immer ein guter Anlass, Preis und Leistung mit anderen Anbietern zu vergleichen. Genau dafür gibt es Vergleichsangebote.
- Der Wunsch nach einer moderneren Verwaltung. Eigentümerportal, digitale Belegeinsicht, schnelle Kommunikation: Viele Gemeinschaften wechseln heute aktiv zu einer digital arbeitenden Verwaltung, ohne dass vorher etwas „schiefgelaufen" sein muss.
Welcher Anlass auch auf Ihre Gemeinschaft zutrifft: Der Weg ist immer derselbe, er ist gesetzlich klar geregelt und gut zu bewältigen. Schauen wir ihn uns an.
Die Rechtslage: Sie haben mehr Rechte, als Sie denken
Beim Verwalterwechsel geht es rechtlich um zwei Dinge, die man kurz auseinanderhalten sollte: die Bestellung (das „Amt" des Verwalters, über das die Eigentümerversammlung per Beschluss entscheidet) und den Verwaltervertrag (der Dienstleistungsvertrag mit Vergütung, Laufzeit und Leistungskatalog). In der Praxis werden beide gemeinsam beendet und neu geregelt, die Unterscheidung hilft aber, die Fristen zu verstehen.
Das Entscheidende: Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit abberufen. Ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich, eine Begründung ebenfalls nicht (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet dann automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, selbst wenn er eigentlich länger laufen würde.
Gut zu wissen
Früher konnten Verwalterverträge die Abberufung stark einschränken, etwa auf Fälle mit „wichtigem Grund". Diese Zeiten sind vorbei: Das jederzeitige Abberufungsrecht gilt heute in jeder Gemeinschaft, unabhängig davon, was im Vertrag steht.
Außerdem gut zu wissen: Ein Verwalter wird für höchstens fünf Jahre bestellt, bei der allerersten Bestellung nach Aufteilung des Objekts für höchstens drei Jahre (§ 26 WEG). Und Ihre Gemeinschaft hat grundsätzlich Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter mit nachgewiesener IHK-Qualifikation bestellt wird (§ 26a WEG); nur sehr kleine, selbstverwaltete Gemeinschaften sind davon ausgenommen.
Kündigungsfristen: welche Fristen wirklich gelten
Die häufigste Frage zuerst: „Wie lange sind wir noch gebunden?" Die Antwort hängt davon ab, wie der Wechsel zustande kommt. Drei Szenarien decken praktisch alle Fälle ab:
1. Die Bestellung läuft ohnehin aus
Dann müssen Sie gar nichts kündigen. Sie lassen die Bestellung schlicht auslaufen, wählen rechtzeitig eine neue Verwaltung und regeln die Übergabe. Ideal ist es, etwa sechs bis neun Monate vor dem Laufzeitende mit der Suche zu beginnen, dann bleibt alles entspannt.
2. Sie möchten vorzeitig wechseln
Die Versammlung beschließt die Abberufung, am besten zu einem konkreten Stichtag. Spätestens sechs Monate danach endet der Vertrag automatisch. In der Praxis einigt man sich häufig auf ein deutlich früheres Ende: Eine Verwaltung, die abberufen wurde, hat selbst wenig Interesse, noch monatelang weiterzuarbeiten. Ein kurzer Aufhebungsvertrag löst das sauber und einvernehmlich.
3. Die Verwaltung kündigt selbst oder verlängert nicht
Dann gelten die Fristen aus dem Verwaltervertrag. Bis zum letzten Tag bleibt die Verwaltung verpflichtet, ordnungsgemäß weiterzuarbeiten, inklusive geordneter Übergabe. Sie haben also ausreichend Zeit, in Ruhe zu vergleichen und zu entscheiden.
Tipp für den Start
Werfen Sie als Erstes einen Blick in den Verwaltervertrag und den letzten Bestellungsbeschluss: Laufzeit, Kündigungsklauseln und Stichtage stehen dort. Damit lässt sich der Zeitplan für Ihren Wechsel in fünf Minuten skizzieren.
Der Ablauf: in sechs Schritten zur neuen Hausverwaltung
So strukturiert läuft der Wechsel ab. Als Beirat oder engagierter Eigentümer können Sie die ersten drei Schritte komplett vorbereiten, bevor überhaupt eine Versammlung stattfindet.
Abstimmen im kleinen Kreis
Sprechen Sie mit dem Beirat und einigen engagierten Eigentümern: Gibt es eine Mehrheit für den Wechsel? Sammeln Sie gleich die Anforderungen an die neue Verwaltung, zum Beispiel Objektgröße, gewünschte Leistungen, Erreichbarkeit und digitale Angebote wie ein Eigentümerportal.
Vergleichsangebote einholen
Holen Sie mehrere Angebote ein, üblich sind drei. Achten Sie darauf, dass die Angebote vergleichbar sind: gleicher Leistungsumfang, Preis pro Einheit und Monat, Kosten für Zusatzleistungen. Das ist zugleich die beste Marktübersicht, die Ihre Gemeinschaft bekommen kann.
Vergleichsangebote ohne Aufwand
Beschreiben Sie Ihr Objekt in zwei Minuten. Wir finden passende Hausverwaltungen aus Ihrer Region, die zu Ihren Anforderungen passen, und Sie erhalten unverbindliche Angebote. Für Eigentümer zu 100 % kostenlos.
Kandidaten vergleichen und kennenlernen
Führen Sie mit den zwei bis drei besten Kandidaten ein Gespräch, gern per Video. Gute Prüfsteine: fester Ansprechpartner und Vertretungsregelung, Reaktionszeiten, Eigentümerportal und digitale Prozesse, Erfahrung mit vergleichbaren Objekten, Qualifikation und Zertifizierung, transparente Preisstruktur und ein eingespielter Übernahmeprozess für den Wechsel.
Eigentümerversammlung vorbereiten
Die Versammlung ist der formale Kern des Wechsels. Auf die Tagesordnung gehören: Abberufung der bisherigen Verwaltung (mit Stichtag), gegebenenfalls die Beendigung oder Aufhebung des alten Vertrags, die Bestellung der neuen Verwaltung, der Abschluss des neuen Verwaltervertrags und die Ermächtigung einer Person (häufig der Beiratsvorsitzende), den Vertrag zu unterzeichnen.
Eingeladen wird mit einer Frist von mindestens drei Wochen. Einladen muss grundsätzlich die amtierende Verwaltung. Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer die Versammlung in Textform, muss sie einberufen. Und falls die Verwaltung mauert oder nicht mehr erreichbar ist: Dann darf der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen. Blockieren kann den Wechsel also niemand.
Beschlüsse fassen
In der Versammlung genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, Enthaltungen zählen dabei nicht mit. Seit der WEG-Reform ist jede Versammlung automatisch beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer erscheinen. Wer nicht kommen kann, gibt einfach eine Vollmacht ab. Standardmäßig hat jeder Eigentümer eine Stimme (Kopfprinzip), sofern Ihre Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt.
Übergabe organisieren
Nach dem Beschluss übernimmt in aller Regel die neue Verwaltung das Ruder und koordiniert die Übergabe: Verwaltungsunterlagen (sie gehören der Gemeinschaft und müssen vollständig herausgegeben werden), Konten (sie laufen auf die Gemeinschaft und bleiben einfach bestehen), Information von Dienstleistern, Versorgern und Eigentümern sowie die Übergabe laufender Vorgänge. Professionelle Verwaltungen arbeiten hier mit eingespielten Checklisten. Für Sie als Eigentümer ist das der bequemste Teil des Wechsels.
Eigentümerversammlung oder schriftlicher Beschluss?
Für Abberufung und Neubestellung braucht es Beschlüsse der Eigentümer. Der Normalfall ist die Eigentümerversammlung: entweder die reguläre jährliche Versammlung oder, wenn es schneller gehen soll, eine eigens einberufene außerordentliche Versammlung. Seit der WEG-Reform sind auch hybride Versammlungen möglich, bei denen ein Teil der Eigentümer online teilnimmt. Und seit Oktober 2024 kann die Gemeinschaft mit Dreiviertelmehrheit sogar rein virtuelle Versammlungen zulassen.
Ganz ohne Versammlung geht es ebenfalls, über den sogenannten Umlaufbeschluss: Der Beschlusstext wird an alle Eigentümer verschickt, und sie stimmen in Textform zu, eine einfache E-Mail genügt. Der Haken: Es müssen ausnahmslos alle Eigentümer zustimmen, nicht nur eine Mehrheit. In kleinen, einigen Gemeinschaften ist das der schnellste Weg. In größeren Anlagen scheitert er dagegen oft schon an einem einzigen Eigentümer, der gerade im Urlaub ist.
Praxis-Fazit: Wenn sich alle einig sind, nutzen Sie den Umlaufbeschluss. In allen anderen Fällen ist die außerordentliche Versammlung der verlässlichste Weg: drei Wochen Ladungsfrist, ein Termin, klare Mehrheiten. (Daneben kann eine Versammlung für einen einzelnen Beschlussgegenstand das Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit zulassen; das lohnt sich aber meist nur, wenn ohnehin gerade eine Versammlung stattfindet.)
Müssen mehrere Angebote eingeholt werden? Ja, und das ist gut so
Bei der Bestellung einer neuen Verwaltung verlangt die Rechtsprechung, dass die Eigentümer eine echte Auswahl haben: Vor dem Beschluss sollen Vergleichsangebote eingeholt werden, üblich sind drei (BGH, Urteil vom 24.01.2020, V ZR 110/19). Fehlen sie, ist der Beschluss zwar nicht automatisch unwirksam, er kann aber innerhalb eines Monats gerichtlich angefochten werden. Dieses Risiko möchte niemand eingehen, und nötig ist es auch nicht.
Die Angebote müssen übrigens nicht zwingend mit der Einladung verschickt werden. Es genügt, wenn die Eigentümer die wesentlichen Eckdaten (Anbieter, Leistungsumfang, Preis) rechtzeitig vor der Abstimmung kennen, etwa vorab per E-Mail oder in der Versammlung selbst. Für die bloße Wiederbestellung der bereits amtierenden Verwaltung sind keine Vergleichsangebote nötig.
Sehen Sie die Pflicht als Chance: Wer drei Angebote nebeneinanderlegt, bekommt ein realistisches Gefühl für marktübliche Preise und Leistungen und verhandelt automatisch besser. Und das Einsammeln der Angebote dürfen Sie gern uns überlassen: Kostenlos Angebote von Verwaltungen aus Ihrer Region erhalten.
Was kostet der Wechsel?
Die beruhigende Antwort: Der Wechsel selbst kostet Ihre Gemeinschaft in der Regel nichts. Es gibt keine „Wechselgebühr" und keine Abfindung an die alte Verwaltung. Drei Punkte sollten Sie trotzdem im Blick behalten:
- Vergütung bis zum Vertragsende: Bis zum wirksamen Ende des alten Vertrags hat die bisherige Verwaltung Anspruch auf ihr Honorar. Legen Sie die Stichtage von altem und neuem Vertrag deshalb sauber aneinander, damit keine Doppelzahlung entsteht.
- Einrichtungspauschale der neuen Verwaltung: Manche Verwaltungen berechnen für die Übernahme (Datenerfassung, Kontenumstellung, Einarbeitung) eine einmalige Pauschale. Sie steht transparent im Angebot und ist verhandelbar.
- Organisatorisches: Raummiete und Porto für eine außerordentliche Versammlung. Das bleibt überschaubar und fällt bei hybriden oder virtuellen Formaten noch geringer aus.
Diesen überschaubaren Posten steht der eigentliche Gewinn gegenüber: eine Verwaltung, die zu Ihrem Objekt passt, erreichbar ist und sauber abrechnet.
Häufige Sorgen, kurz entkräftet
Zum Schluss der Rechtsteil in Alltagssprache: die sechs Sätze, die wir am häufigsten hören, und was wirklich dahintersteckt.
„Die alte Verwaltung gibt die Unterlagen bestimmt nicht heraus."
Doch, das muss sie: Beschluss-Sammlung, Abrechnungen, Verträge und Belege gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Die Herausgabe ist eine Rechtspflicht und notfalls durchsetzbar. In der Praxis fordert die neue Verwaltung die Unterlagen mit einer Checkliste an, und die Übergabe läuft unspektakulär ab.
„Dann stehen wir zwischendurch ohne Verwaltung da."
Das lässt sich fast immer vermeiden: Abberufung und Neubestellung werden in derselben Versammlung beschlossen, die Stichtage schließen nahtlos aneinander an. Und selbst wenn einmal eine Lücke entsteht, bleibt die Gemeinschaft handlungsfähig und wird solange von den Eigentümern gemeinsam vertreten.
„Mitten im Wirtschaftsjahr gibt das doch Chaos bei der Abrechnung."
Ein Wechsel zum Jahreswechsel ist am bequemsten, aber kein Muss. Auch unterjährig funktioniert der Übergang mit einem klaren Stichtag. Die Jahresabrechnung erstellt dann grundsätzlich die Verwaltung, die zum Zeitpunkt der Erstellung im Amt ist, auf Basis der vollständig übergebenen Unterlagen.
„Ohne aktiven Beirat schaffen wir das nie."
Ein Beirat macht vieles leichter, Voraussetzung ist er nicht. Jeder einzelne Eigentümer kann Angebote einholen und Anträge für die Tagesordnung stellen. Und mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung einer Versammlung sogar erzwingen.
„Das gibt bestimmt einen hässlichen Streit."
Muss es nicht: Weil für die Abberufung kein Grund mehr nötig ist, muss auch niemandem etwas „nachgewiesen" werden. Der Wechsel ist eine ganz normale unternehmerische Entscheidung Ihrer Gemeinschaft, kein Tribunal. Professionelle Verwaltungen wissen das und wickeln die Übergabe sachlich ab.
„Wir finden ja doch keine bessere Verwaltung."
Der Markt ist in Bewegung: Gerade moderne, digital arbeitende Verwaltungen nehmen laufend neue Objekte auf. Entscheidend ist, gezielt nach Region und Anforderungen zu suchen. Genau dabei unterstützen wir Sie, kostenlos und unverbindlich.
Sonderfall: Miet- und Sondereigentumsverwaltung
Alles oben Beschriebene gilt für die WEG-Verwaltung, also die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Deutlich einfacher ist der Wechsel bei der Mietverwaltung (für vermietete Häuser) und der Sondereigentumsverwaltung (für einzelne vermietete Wohnungen): Hier entscheiden Sie als Eigentümer allein. Es braucht keine Versammlung und keine Beschlüsse.
- Kündigung: Es gelten die Fristen aus dem Verwaltervertrag. Ist keine feste Laufzeit vereinbart, gelten die kurzen gesetzlichen Fristen des BGB; bei monatlicher Vergütung ist die Kündigung dann meist bis zum 15. eines Monats zum Monatsende möglich (§ 621 BGB).
- Übergabe: Wichtig sind Mietverträge und Übergabeprotokolle, offene Posten, die Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung und vor allem die sauber dokumentierte Übertragung der Kautionen.
- Mieter informieren: Ein kurzes Schreiben mit neuer Ansprechpartnerin oder neuem Ansprechpartner und Bankverbindung genügt. Das übernimmt üblicherweise die neue Verwaltung.
Ihre Checkliste für den Wechsel
- Verwaltervertrag und Bestellungsbeschluss prüfen: Laufzeit, Fristen, Stichtage
- Mitstreiter finden und ein Stimmungsbild in der Gemeinschaft einholen
- Anforderungen an die neue Verwaltung definieren (Leistungen, Erreichbarkeit, digital)
- Vergleichsangebote einholen, üblich sind drei
- Gespräche führen, Referenzen und Qualifikation prüfen
- Versammlung mit klarer Tagesordnung einberufen (Ladungsfrist: mindestens drei Wochen)
- Beschlüsse fassen: Abberufung, Neubestellung, Verwaltervertrag, Unterzeichnungs-Ermächtigung
- Neuen Verwaltervertrag unterzeichnen (durch die ermächtigte Person)
- Übergabe koordinieren: Unterlagen, Konten, Dienstleister, laufende Vorgänge
- Eigentümer (und bei Mietobjekten die Mieter) über die neue Verwaltung informieren
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Brauchen wir einen wichtigen Grund, um die Hausverwaltung zu wechseln?
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Mit guter Vorbereitung meist zwei bis vier Monate. Die wichtigsten Zeitfaktoren sind die Einladungsfrist der Eigentümerversammlung von mindestens drei Wochen und der gewünschte Stichtag, häufig das Quartals- oder Jahresende.
Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein, wenn die Verwaltung sich weigert?
Dann darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen. Außerdem muss die Verwaltung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies in Textform verlangt.
Geht der Wechsel auch ohne Eigentümerversammlung, zum Beispiel schriftlich?
Ja, über einen Umlaufbeschluss in Textform, zum Beispiel per E-Mail. Dafür müssen aber alle Eigentümer zustimmen, nicht nur die Mehrheit. In der Praxis ist die außerordentliche Versammlung deshalb meist der verlässlichere Weg.
Müssen den Eigentümern mehrere Angebote vorgelegt werden?
Bei der Bestellung einer neuen Verwaltung sollen nach der Rechtsprechung Vergleichsangebote eingeholt werden, üblich sind drei. Fehlen sie, bleibt der Beschluss zunächst gültig, kann aber innerhalb eines Monats angefochten werden. Bei der Wiederbestellung der amtierenden Verwaltung sind keine Vergleichsangebote nötig.
Was passiert mit laufenden Verträgen der Gemeinschaft, etwa Hausmeister oder Versicherungen?
Nichts. Diese Verträge bestehen mit der Eigentümergemeinschaft und laufen unverändert weiter. Die neue Verwaltung übernimmt lediglich die Betreuung.
Was kostet der Wechsel der Hausverwaltung?
In der Regel entstehen keine Wechselkosten. Wichtig sind saubere Stichtage, damit sich alte und neue Vergütung nicht überschneiden. Manche Verwaltungen berechnen eine einmalige, im Angebot ausgewiesene Einrichtungspauschale.
Muss die neue Hausverwaltung zertifiziert sein?
Die Eigentümer können die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG verlangen. Nur sehr kleine, selbstverwaltete Gemeinschaften sind ausgenommen. Eine nachgewiesene Qualifikation ist in jedem Fall ein gutes Auswahlkriterium.
Was ist, wenn wir vorübergehend ohne Verwaltung sind?
Die Gemeinschaft bleibt auch ohne Verwalter handlungsfähig und wird durch die Eigentümer gemeinsam vertreten. Mit nahtlosen Stichtagen von Abberufung und Neubestellung entsteht in der Praxis gar keine Lücke.
Gilt der Ablauf auch für Miet- und Sondereigentumsverwaltung?
Dort ist der Wechsel noch einfacher: Der Eigentümer kündigt den Vertrag nach den vereinbarten Fristen und beauftragt eine neue Verwaltung. Beschlüsse oder Versammlungen sind nicht erforderlich.
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Dieser Leitfaden wurde mit großer Sorgfalt erstellt (Stand: Juli 2026), ersetzt aber keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei besonderen Konstellationen, etwa abweichenden Vereinbarungen in der Gemeinschaftsordnung, hilft eine auf WEG-Recht spezialisierte Kanzlei weiter.