Was eine Hausverwaltung kostet: transparent erklärt

Wie Hausverwaltungen abrechnen

Für Hausverwaltungen gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung. Die Vergütung wird frei zwischen der Verwaltung und den Eigentümern vereinbart. Das klingt zunächst unübersichtlich, in der Praxis hat sich aber ein klares und faires Modell durchgesetzt: ein monatliches Grundhonorar je verwalteter Einheit plus Sondervergütungen für genau definierte Zusatzleistungen.

Das Grundhonorar deckt die laufende Verwaltung ab. Sondervergütungen fallen nur an, wenn die jeweilige Leistung tatsächlich erbracht wird, etwa eine zusätzliche Eigentümerversammlung. In der Mietverwaltung ist neben dem festen Betrag je Einheit auch eine Abrechnung als Prozentsatz der Nettokaltmiete verbreitet.

Für Sie als Eigentümer hat dieses Modell zwei angenehme Eigenschaften. Erstens ist es planbar: Das Grundhonorar steht fest und lässt sich einfach auf das Jahr hochrechnen. Zweitens ist es fair: Aufwendige Sonderfälle bezahlt nur das Objekt, in dem sie tatsächlich anfallen, statt dass alle sie pauschal mitfinanzieren.

Der wichtigste Satz dieses Ratgebers steht deshalb ganz am Anfang: Entscheidend ist nicht die einzelne Zahl, sondern das Leistungsverzeichnis im Verwaltervertrag. Es legt fest, welche Leistungen das Grundhonorar abdeckt und welche gesondert vergütet werden. Zwei Angebote mit demselben Grundhonorar können daher sehr unterschiedlich kalkuliert sein.

Orientierungswerte: womit Sie rechnen können

Wie viel eine Verwaltung verlangt, hängt von vielen Faktoren ab. Die folgenden Spannen geben Ihnen dennoch ein realistisches Gefühl für die Größenordnung.

Nutzen Sie die Spannen als Plausibilitätsrahmen: Liegt ein Angebot deutlich darunter oder darüber, ist das kein Ausschlusskriterium, aber ein guter Anlass, das Leistungsverzeichnis besonders aufmerksam zu lesen.

WEG-Verwaltung

Für die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums liegt das monatliche Grundhonorar häufig bei etwa 20 bis 40 Euro je Wohnung. Kleinere Gemeinschaften zahlen je Einheit meist mehr als große: Grundaufgaben wie Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und die jährliche Eigentümerversammlung fallen bei jedem Objekt an, und dieser Fixaufwand verteilt sich bei kleinen Objekten auf entsprechend weniger Einheiten. Auch der Objektzustand wirkt sich aus, denn er bestimmt mit, wie viel laufende Arbeit ein Haus macht.

Mietverwaltung

Die Verwaltung vermieteter Häuser wird häufig ebenfalls je Einheit und Monat abgerechnet. Verbreitet ist daneben ein Honorar als Prozentsatz der Nettokaltmiete, häufig etwa 4 bis 7 Prozent.

Sondereigentumsverwaltung

Die Betreuung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen wird meist je Einheit und Monat vergütet, oft in ähnlicher Höhe wie die Mietverwaltung.

Garagen und Stellplätze

Garagen und Stellplätze werden je Einheit deutlich günstiger verwaltet als Wohnungen.

Was im Grundhonorar steckt

Welche Leistungen das Grundhonorar umfasst, regelt der jeweilige Verwaltervertrag. Typischerweise gehören dazu:

• Buchhaltung und Zahlungsverkehr: die laufenden Einnahmen und Ausgaben des Objekts, ordentlich verbucht und fristgerecht bezahlt
• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: die Planung für das kommende und die Abrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr
• eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr: die reguläre jährliche Versammlung der Gemeinschaft
• laufende Bewirtschaftung: die Organisation des Alltagsbetriebs Ihres Objekts
• Korrespondenz: der laufende Schriftverkehr rund um das Objekt
• Beauftragung und Steuerung von Handwerkern: im Rahmen der gefassten Beschlüsse

Der genaue Zuschnitt unterscheidet sich von Vertrag zu Vertrag. Prüfen Sie deshalb bei jedem Angebot, welche dieser Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und welche als Sondervergütung geführt werden. Weitere Grundlagen rund um Ihre Immobilie finden Sie in unserem Wissensbereich für Eigentümer.

Übliche Sondervergütungen

Der Begriff „Sondervergütung" klingt zunächst nach versteckten Kosten. Gemeint ist das Gegenteil: Leistungen, die nicht in jedem Jahr und nicht bei jedem Objekt anfallen, werden nur dann bezahlt, wenn sie tatsächlich gebraucht werden. Das ist üblich und legitim. Wichtig ist allein, dass alle Posten transparent im Vertrag stehen. Typische Sondervergütungen sind:

• Zusätzliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung: jede Versammlung über die im Grundhonorar enthaltene jährliche Versammlung hinaus.
• Mahnwesen und Beitreibung: wenn offene Forderungen verfolgt werden müssen.
• Begleitung großer Erhaltungs- oder Sanierungsmaßnahmen: oft als Prozentsatz der Baukosten vereinbart.
• Mitwirkung bei der Veräußerung: zum Beispiel die Verwalterzustimmung beim Verkauf einer Wohnung.
• Übernahme- oder Einrichtungspauschale: ein einmaliger Posten beim Start der Verwaltung.

Lassen Sie sich beim Vergleich die vollständige Liste zeigen und achten Sie darauf, wie die einzelnen Posten bemessen sind: als fester Betrag oder, bei großen Baumaßnahmen, als Prozentsatz der Baukosten. So wissen Sie schon vor der Unterschrift, welche Kosten in einem ereignisreichen Jahr zusätzlich anfallen können. Für den Angebotsvergleich zählt deshalb immer das Gesamtbild aus Grundhonorar und Sondervergütungsliste, nicht der Monatspreis allein.

Wer die Kosten trägt

In der Wohnungseigentümergemeinschaft wird das Verwalterhonorar aus dem Hausgeld bezahlt. Auf die einzelnen Eigentümer verteilt es sich im Standard nach Miteigentumsanteilen; die Gemeinschaftsordnung kann eine abweichende Verteilung vorsehen. Die Miet- oder Sondereigentumsverwaltung beauftragt der jeweilige Eigentümer selbst und trägt entsprechend auch deren Kosten.

Diese Klarheit hat auch eine gute Seite: Wer die Verwaltungskosten von vornherein als eigenen Posten einplant, kalkuliert seine Immobilie realistisch und erlebt bei der Betriebskostenabrechnung keine Diskussionen mit den Mietern.

Steuern: was Sie geltend machen können

Wie sich das Verwalterhonorar steuerlich auswirkt, hängt davon ab, wie Sie Ihre Wohnung nutzen.

Vermietete Wohnung

Vermietende Eigentümer können die Verwaltungskosten als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung absetzen. Das gilt als laufender Posten der Bewirtschaftung.

Selbst genutzte Wohnung

Selbstnutzer können das Verwalterhonorar selbst nicht absetzen. Interessant ist für sie aber § 35a EStG: Die in der Jahresabrechnung ausgewiesenen Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (zum Beispiel Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Wartung und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum) lassen sich steuerlich geltend machen: 20 Prozent der Arbeitskosten bis zu den gesetzlichen Höchstbeträgen.

Wie bei allen Steuerthemen gilt: Die Details hängen von Ihrer persönlichen Situation ab. Dieser Überblick zeigt die grundsätzlichen Möglichkeiten; verbindliche Auskünfte für Ihren Einzelfall gibt Ihnen eine Steuerberatung.

Preis und Leistung richtig vergleichen

Der Monatspreis allein sagt wenig über ein Angebot aus. Aussagekräftig wird der Vergleich erst, wenn Sie Angebote mit identischem Leistungsumfang nebeneinanderlegen. Worauf Sie dabei achten sollten:

• Gleicher Leistungsumfang: Welche Leistungen deckt das Grundhonorar jeweils ab?
• Vollständige Liste der Sondervergütungen mit Preisen
• Vertragslaufzeit und Kündigungsregeln
• Digitale Leistungen: Eigentümerportal und digitale Belegeinsicht

Ein bewährter Kniff für den Vergleich: Rechnen Sie jedes Angebot auf ein volles Jahr hoch, also zwölf Monatshonorare plus die Sonderposten, die bei Ihrem Objekt realistischerweise anfallen. So werden aus abstrakten Preislisten konkrete Jahresbeträge, die sich ehrlich vergleichen lassen.

Beim Blick auf die Summen gilt eine einfache Abwägung: Ein sehr niedriges Grundhonorar kann durch viele Sonderposten am Ende teurer werden. Umgekehrt kann ein höheres Grundhonorar mit breitem Leistungsumfang wirtschaftlicher sein. Ein Pauschalurteil gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Leistungen Ihr Objekt tatsächlich braucht und was davon bereits im Grundhonorar enthalten ist.

Für Eigentümergemeinschaften kommt ein formaler Punkt hinzu: Vor der Neubestellung eines Verwalters sollen nach der Rechtsprechung Vergleichsangebote eingeholt werden, üblich sind drei. Wie der Wechsel im Detail abläuft, von den Fristen bis zur Übergabe, lesen Sie in unserem Ratgeber Hausverwaltung wechseln.

Häufige Fragen zu den Kosten einer Hausverwaltung

Zum Abschluss die häufigsten Fragen rund um Verwalterkosten, kompakt beantwortet.

Dieser Ratgeber wurde mit großer Sorgfalt erstellt (Stand: Juli 2026). Alle genannten Preisangaben sind unverbindliche Orientierungswerte, keine verbindlichen Preise; maßgeblich ist stets das individuelle Angebot. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.