Die Nebenkostenabrechnung: sicher erstellt

Rechtsgrundlagen: § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung

Zwei Regelwerke tragen die gesamte Abrechnung: § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Das BGB setzt den Rahmen für Umlage, Abrechnung und Fristen. Die Betriebskostenverordnung definiert in 17 Positionen, welche Kostenarten überhaupt Betriebskosten sind, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten.

Der wichtigste Grundsatz gleich zu Beginn: Betriebskosten dürfen Sie nur umlegen, wenn der Mietvertrag das vereinbart. Üblich ist der Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Fehlt eine solche Vereinbarung, bleiben die Kosten bei Ihnen. Werfen Sie deshalb zuerst einen Blick in den Mietvertrag: Ist die Umlage vereinbart, und sind besondere Kostenarten konkret benannt? Die Antwort entscheidet darüber, welche Positionen Sie später in die Abrechnung aufnehmen dürfen. Wie ein sauberer Mietvertrag von Anfang an aussieht, zeigt unser Ratgeber Wohnung vermieten.

Zeitraum und Fristen: zweimal 12 Monate

Das Fristengerüst ist angenehm symmetrisch und leicht zu merken. Abgerechnet wird über einen Abrechnungszeitraum von höchstens 12 Monaten, in der Praxis meist das Kalenderjahr, schon weil viele Rechnungen, etwa die Grundsteuer, jahresbezogen eingehen. Daran schließen zwei Fristen an: erst Ihre, dann die Ihres Mieters.

Was passiert bei Verspätung? Geht die Abrechnung zu spät zu, sind Nachforderungen ausgeschlossen. Nur wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, bleibt eine Nachforderung möglich. Ein Guthaben des Mieters schulden Sie dagegen in jedem Fall, auch bei verspäteter Abrechnung. Die Frist zu verpassen kann also nur zu Ihren Lasten gehen.

Genau deshalb lohnt ein fester Rhythmus: Wer die Abrechnung zum Beispiel jedes Frühjahr erstellt, hat viele Monate Puffer und muss nie unter Zeitdruck rechnen. Auch der Versandweg gehört zum Plan: Da es auf den Zugang ankommt, sollte die Abrechnung nicht erst in den letzten Dezembertagen auf den Weg gehen.

Umlagefähig oder nicht: die Kostenarten im Überblick

Kernstück jeder Abrechnung ist die richtige Auswahl der Kostenarten. Die Betriebskostenverordnung zählt 17 umlagefähige Kostenarten auf. Ihnen stehen Kosten gegenüber, die nie in die Abrechnung gehören, so eng sie mit dem Gebäude auch zusammenhängen. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Positionen beider Seiten:

Drei Positionen verdienen einen zweiten Blick:

• Hauswart: Umlagefähig ist die Hauswarttätigkeit selbst. Enthält die Rechnung Anteile für Verwaltung oder Instandhaltung, rechnen Sie diese heraus.
• Sonstige Betriebskosten: Diese Position zählt nur, wenn die jeweilige Kostenart konkret im Mietvertrag benannt ist. Ein allgemeiner Verweis auf „sonstige Betriebskosten" genügt dafür nicht.
• Leerstand: Steht eine Wohnung leer, tragen Sie deren Kostenanteil selbst. Er darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.

Für alle Positionen gilt zudem das Wirtschaftlichkeitsgebot: Bei den Betriebskosten müssen Sie auf ein angemessenes Verhältnis von Kosten und Nutzen achten. Ein gelegentlicher Preisvergleich bei Versicherungen, Reinigung oder Gartenpflege ist deshalb gut investierte Zeit, und niedrigere Nebenkosten freuen auch Ihre Mieter.

Heizkosten: verbrauchsabhängig und mit CO2-Aufteilung

Heizung und Warmwasser sind in den meisten Abrechnungen der größte Posten und folgen eigenen Regeln: Nach der Heizkostenverordnung rechnen Sie diese Kosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig ab, also nach dem tatsächlich erfassten Verbrauch.

Seit 2023 kommt die CO2-Kostenaufteilung hinzu: Die CO2-Kosten aus Brennstoffen werden bei Wohngebäuden nach einem Zehn-Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto größer Ihr Anteil als Vermieter. Für die Abrechnung bedeutet das: Diese Kosten legen Sie nicht mehr vollständig um, sondern nur den Mieteranteil nach dem Stufenmodell.

Formale Anforderungen: die vier Muss-Angaben

Formal muss Ihre Abrechnung kein Kunstwerk sein. Vier Angaben sind aber Pflicht, sie bilden das Gerüst jeder Abrechnung:

Mehr verlangt die Form nicht. Ein kurzes, freundliches Anschreiben mit dem Ergebnis rundet die Abrechnung ab und beugt Rückfragen vor.

Vermietete Eigentumswohnung: Hausgeld ist nicht die Abrechnung

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung, erhalten Sie von der WEG-Verwaltung jedes Jahr die Jahresabrechnung über das Hausgeld. Der naheliegende Gedanke, diese Abrechnung einfach an den Mieter weiterzureichen, führt in die Irre: Die Hausgeldabrechnung der WEG ist nicht die Betriebskostenabrechnung. Sie enthält auch Positionen, die Sie nicht umlegen dürfen, allen voran das Verwalterhonorar, Kosten für Instandhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Ihre Aufgabe: die umlagefähigen Positionen herausrechnen und daraus die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen. Gute Verwaltungen nehmen Ihnen dabei viel Arbeit ab, denn sie weisen die umlagefähigen Kosten in der Jahresabrechnung gesondert aus. Achten Sie bei der Auswahl einer Verwaltung auf genau diesen Ausweis. Was das Hausgeld im Einzelnen enthält, erklärt unser Ratgeber Hausgeld.

Typische Fehler, die Sie leicht vermeiden

In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Stolpersteine auf. Alle lassen sich mit wenig Aufwand umgehen:

• Zu spät abgerechnet: Nach Ablauf der 12-Monats-Frist sind Nachforderungen ausgeschlossen. Ein fester Abrechnungstermin früh im Jahr schafft Reserve.
• Nicht umlagefähige Posten rutschen hinein: Verwalterhonorar, Reparaturen und Bankgebühren gehören nie in die Abrechnung.
• Kabel-TV steht noch drin: Die Umlage ist seit Juli 2024 entfallen. Passen Sie ältere Vorlagen an.
• Hausgeldabrechnung 1:1 weitergereicht: Bei vermieteten Eigentumswohnungen müssen die umlagefähigen Positionen herausgerechnet werden.
• Verteilerschlüssel ohne Erläuterung: Die bloße Angabe genügt nicht, der Schlüssel muss auch erläutert werden.
• Vorauszahlungen nicht abgezogen: Ohne den Abzug fehlt eine der vier Muss-Angaben.
• Leerstand umgelegt: Den Kostenanteil leerstehender Wohnungen tragen Sie anteilig selbst.

Wer diese Punkte einmal in die eigene Vorlage einarbeitet, profitiert jedes Jahr davon: Die Abrechnung wird zur Routine.

Abgeben statt selbst rechnen: eine Verwaltung übernimmt komplett

Alles in diesem Ratgeber können Sie gut selbst umsetzen. Sie müssen es aber nicht: Eine Mietverwaltung (für das ganze Mietshaus) oder eine Sondereigentumsverwaltung (für die einzelne vermietete Eigentumswohnung) übernimmt die Betriebskostenabrechnung komplett, von der Kostenauswahl über den Verteilerschlüssel bis zur fristgerechten Zustellung. Sie behalten den Überblick, die Verwaltung macht die Arbeit. Was das kostet, zeigt unser Ratgeber Kosten und Gebühren.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Dieser Ratgeber wurde mit großer Sorgfalt erstellt (Stand: Juli 2026), ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Bei besonderen Konstellationen, etwa abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag, hilft eine auf Mietrecht spezialisierte Kanzlei weiter.