Jahresabrechnung überfällig: Was Eigentümer jetzt tun können

Das Wirtschaftsjahr ist längst vorbei, die Abrechnung ist es nicht. In vielen Gemeinschaften wiederholt sich dieselbe Szene: Man wartet, fragt vorsichtig nach, bekommt eine vage Antwort und wartet weiter. Dabei ist die Lage klarer, als sie sich anfühlt, und die Gemeinschaft hat mehr Möglichkeiten, als die meisten Eigentümer vermuten.

Was das Gesetz verlangt und was nicht

Die Verwaltung muss nach Ablauf des Wirtschaftsjahres eine Jahresabrechnung erstellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Das ist eine echte Pflicht und keine Serviceleistung. Was im Gesetz allerdings fehlt, ist ein fester Stichtag. Üblich und zumutbar sind etwa drei bis sechs Monate nach Jahresende. Wer im Frühsommer noch nichts gesehen hat, fragt also nicht zu früh nach, sondern eher spät.

Eine Änderung aus dem WEMoG räumt dabei ein verbreitetes Missverständnis aus: Beschlossen wird heute nur noch die Abrechnungsspitze, also die Nachzahlung oder das Guthaben des einzelnen Eigentümers. Nicht mehr die gesamte Abrechnung. Das Zahlenwerk selbst ist damit keine Beschlusssache, sondern die Grundlage dafür. Prüfen sollte man es trotzdem, denn aus ihm ergibt sich der Betrag, über den abgestimmt wird.

Dazu gehört ein Recht, das oft ungenutzt bleibt: Eigentümer dürfen Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen, also in die Belege. Wer eine Position nicht versteht, muss sie nicht einfach glauben. Was im Hausgeld überhaupt zusammenkommt und welche Posten typisch sind, erklärt unser Ratgeber Hausgeld.

Vier Stufen, in dieser Reihenfolge

Meistens ist schon auf der ersten Stufe Schluss, weil eine schriftliche Nachfrage mit Datum anders wirkt als ein Anruf zwischendurch.

• Freundlich und schriftlich nachfragen, mit einer konkreten Frist. Schriftlich nicht als Drohung, sondern weil es den Vorgang festhält und der Verwaltung eine klare Aufgabe gibt.
• Den Verwaltungsbeirat einschalten. Er soll die Abrechnung ohnehin prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG). Er ist damit der natürliche Ansprechpartner und spricht für die Gemeinschaft statt für einen Einzelnen.
• Eine Eigentümerversammlung einberufen lassen. Damit wird aus einem Einzelanliegen ein Tagesordnungspunkt, zu dem sich die Verwaltung äußern muss.
• Notfalls abberufen. Die Verwaltung kann jederzeit und ohne Grund mit einfacher Mehrheit abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Das ist die letzte Stufe, aber es beruhigt zu wissen, dass es sie gibt.

Ruhig bleiben, aber nicht nur abwarten

Eine verspätete Abrechnung ist ärgerlich. Machtlos ist die Gemeinschaft dabei aber zu keinem Zeitpunkt. Die Reihenfolge oben ist bewusst so gebaut, dass jede Stufe für sich schon wirken kann und die nächste erst nötig wird, wenn nichts passiert. In der Praxis reicht fast immer der freundliche, aber datierte Brief, oft zusammen mit dem Beirat.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen einem Ausrutscher und einem Muster. Eine Abrechnung, die einmal spät kommt, weil ein Dienstleister quer lag oder jemand längere Zeit ausgefallen ist, sagt wenig über die Verwaltung. Kommt sie dagegen jedes Jahr zu spät, bleiben Rückfragen unbeantwortet und wird die Belegeinsicht mühsam, dann geht es nicht mehr um ein Dokument, sondern um die Arbeitsweise. Dann lohnt sich der nüchterne Blick darauf, wie ein geordneter Wechsel abläuft, welche Fristen gelten und was die Gemeinschaft dafür vorbereiten sollte: Das steht in unserem Ratgeber Hausverwaltung wechseln.